E-mail marketing til tandlæger, der allerede har patienterne, men ikke bruger indbakken

Hver eneste patient, der har siddet i jeres stol, har efterladt en e-mailadresse. Den ligger i klinikkens system og bliver brugt til én ting: at minde om næste tid. Det er en god og nødvendig mail, men den fortæller intet om klinikken, om den nye tandplejer, om aftentiderne eller om den behandling, I gerne vil lave mere af.

Et nyhedsbrev lukker det hul. Ikke som et ugentligt reklameblad, men som et kort brev nogle gange om året, der føles som en hilsen fra den klinik, man allerede kender. For en tandlæge er det sjældent nye patienter, der er den lette gevinst. Det er de eksisterende, der er gledet ud af kalenderen, og familierne, hvor kun den ene forælder kommer fast.

Det kræver, at nogen ved, hvordan man får data ud af bookingsystemet, deler listen op og skriver i en tone, der passer til en sundhedsydelse. Det er det arbejde, vores e-mail marketing dækker, og det er her, vi starter.

Ja tak skal være et aktivt ja

Markedsføringsloven kræver forudgående samtykke, før en virksomhed sender markedsføring pr. e-mail. For en klinik betyder det typisk et felt i velkomstskemaet, en tilmelding på hjemmesiden eller et spørgsmål ved skranken, der bliver noteret korrekt. Specialisten hjælper med at formulere teksten og sætte tilmeldingen op, så den kan dokumenteres. Juridisk rådgivning er det ikke, og det siger vi også højt.

Sundhedsydelser er ikke som andre varer

Der findes særlige danske regler for reklame for sundhedsydelser, og de gælder også i en indbakke. Mailene lover ikke smukkere smil, sammenligner ikke med andre klinikker og bruger ikke billeder, der kan give et forkert indtryk af en behandling. Specialisten skriver nøgternt og sender udkastet til godkendelse hos jer, før noget går ud.

Data, der skal behandles ordentligt

Patientoplysninger er følsomme. Selve journalen hører ingen steder hjemme i et e-mailværktøj. Til nyhedsbrevet bruges kun navn, e-mail og eventuelt hvornår patienten sidst var på klinikken, og listen ligger hos en leverandør, der kan levere en databehandleraftale efter GDPR.

Hele samarbejdet kører på afstand. Specialisten sidder ikke i nogen dansk by, møderne tager I på skærmen, og opkald lægges i dansk arbejdstid mellem to patienter, når klinikken siger, det passer. For et nyhedsbrev betyder afstanden reelt ingenting, fordi alt arbejdet foregår i værktøjer, der ligger på nettet.

Til klinikken er det praktisk, at der kun er én kontaktperson, og at det meste kan klares skriftligt. Udkast til breve kommer på mail, I retter eller godkender, og udsendelsen sker først derefter. Har I flere klinikker under samme ejer, kan listerne holdes adskilt, så patienterne kun hører fra den klinik, de faktisk kommer på.

Nyhedsbrevet er ofte kun én brik. Klinikker, der også overvejer annoncer eller en ny hjemmeside, finder et overblik på siden om tandlæger som branche. Den fulde gang i et forløb er beskrevet under sådan fungerer det, og analysen af jeres patientliste bestilles på kontaktsiden.