Tekstforfatter til produktionsvirksomheder i Greve, når kunderne skal have dårligt nyt

Greve Kommune ligger langs Køge Bugt mellem Ishøj og Solrød, med strandene og villavejene ud mod vandet, erhvervsområderne ved motorvejen og Tune længere inde i landet. Herfra sender producenter varer til kunder i hele hovedstadsområdet og videre ud på Sjælland, ofte til de samme grossister, entreprenører og butikskæder år efter år. Forholdet til de faste kunder er det vigtigste, en mindre fabrik ejer.

Netop derfor er det de sjældne breve, der er sværest at skrive. Råvarerne stiger, og prislisten skal reguleres. En maskine skal til eftersyn, og leveringstiden bliver længere i en periode. En vare sælger for lidt og bliver taget ud af sortimentet. Den slags bliver tit skrevet af direktøren en sen aften eller af en sælger, der helst vil have det overstået, og det kan mærkes på teksten.

Tekstforfatning, der tager sig af de svære beskeder

Når talen falder på tekstforfatning for producenter, tænker de fleste på hjemmeside og brochure. Men en tekstforfatter gør lige så meget gavn i de beskeder, der går til kunder, I allerede har, for det er dem, I har mest at miste ved.

Der findes ingen formel, men de breve, der virker, har nogle træk til fælles. De er korte, de begynder med nyheden og ikke med en lang indledning om markedet, og de lader ikke modtageren gætte, hvad der forventes.

Nyheden først, grunden bagefter

En indkøber, der åbner en mail med emnelinjen „Vigtig information“, læser første afsnit og beslutter så, om resten er tiden værd. Står ændringen og datoen ikke der, bliver brevet lagt til side, og overraskelsen kommer først med næste ordrebekræftelse.

En grund, der er sand og til at forstå

„Stigende omkostninger“ siger ingenting. Er det stål, strøm eller transport, der er steget i pris, så skriv det. Kunden behøver ikke regnestykket, men skal kunne se, at forklaringen hænger sammen med det, I laver.

Et næste skridt med et navn på

Brevet slutter med det, kunden skal gøre nu: bestille før en bestemt dag, tale med sin kontaktperson om et alternativ eller blot notere sig ændringen. Og med navnet på den, der svarer.

Et tænkt eksempel. Forestil dig en producent af emballage i Greve, der skal hæve prisen på en serie kasser. Det første udkast bruger to sider på papirmarkedet, før ændringen overhovedet nævnes. Tekstforfatteren vender det om: én linje om ændringen og datoen, et kort afsnit om hvorfor, og et tilbud om at lægge en større ordre inden datoen, hvis kunden ønsker det. Indholdet er det samme, men modtageren ved efter et halvt minut, hvor sagen står.

Vi har ikke et kontor i Greve, og tekstforfatteren besøger ikke fabrikken. Det er heller ikke nødvendigt til den slags opgaver. Det meste klares med en videosamtale med den, der kender kunderne bedst, og en delt mappe med de breve og prislister, der allerede findes. Tal, datoer og vilkår bliver altid tjekket af en ansvarlig hos jer, før noget sendes ud.

Mange virksomheder i kommunen har kunder både i København og ude i regionen, og brevene til de to grupper kan sagtens have hver sin tone. Læs mere om tekstforfatning som ydelse, om vores arbejde for produktionsvirksomheder, om marketing i Greve og i Region Sjælland, eller se, hvordan samarbejdet foregår.