En kunde udfylder formularen på din hjemmeside. Du læser mailen, skriver navnet ind i kalenderen, taster adressen på telefonen og opretter kunden i dit ordresystem. Samme oplysning, skrevet tre gange af samme person, som regel efter fyraften. Siden her er til dig, der driver firma i Gørding eller på egnen mellem Bramming og Holsted, og som vil have hjemmesiden til at aflevere oplysningerne der, hvor du i forvejen arbejder.
Gratis og uforpligtende. Projektlederen gennemgår analysen med dig bagefter, på engelsk. Al skriftlig kommunikation er på dansk.
Gratis analyse inden for 24 timer
Send os din hjemmeside. Inden for 24 timer får du en skriftlig analyse, der sammenligner din markedsføring med konkurrenternes.
Gratis marketinganalyse
Din analyse udarbejdes af en senior projektleder med 15+ års erfaring inden for markedsføring.
Det vigtigste
Før du læser videre
Godt at vide
Gørding ligger øst for Esbjerg ved jernbanen mod Kolding, med Bramming til den ene side og Holsted til den anden. Byen hører til Esbjerg Kommune, og toget standser her. Virksomhederne er små: en mester med et par svende, et værksted, en behandler, en producent med lager i en hal ved landevejen. Få af dem har en person ansat til at passe kontoret. Papirarbejdet bliver klaret ved køkkenbordet, når dagens opgaver er kørt hjem.
Netop der bliver hjemmesiden enten en hjælp eller en ekstra byrde. En side, der blot samler henvendelser i en indbakke, lægger arbejde oven i bunken. En side, der selv afleverer henvendelsen i det program, hvor den skal behandles, tager arbejde ud af den.
Lad os sige, at en VVS-installatør i Gørding får en besked gennem sin hjemmeside om et utæt rør i et hus i Ribe. Beskeden kommer som mail. Om aftenen skriver han kunden ind i sin sagsstyring, lægger besøget i kalenderen og sender adressen til montøren. Undervejs bytter han om på to cifre i husnummeret. Næste morgen holder montøren foran det forkerte hus og må ringe hjem. Havde formularen slået adressen op, mens kunden skrev den, og selv oprettet sagen med tid og sted, var fejlen aldrig opstået, og aftenen var blevet en halv time kortere.
Hvem det er til
Når opgaverne ligger spredt mellem Tjæreborg, Ribe og Holsted, er en forkert adresse en tabt formiddag. Formularen kontrollerer adressen og sender sagen videre til den kalender, montørerne i forvejen kigger i på telefonen.
Kunden vil vide, hvornår bilen eller maskinen kan komme ind. Viser hjemmesiden de ledige tider direkte fra værkstedets egen kalender, kan hun selv bestille, og mekanikeren skal ikke lægge skruenøglen fra sig for at tage telefonen.
Intet ærgrer en køber mere end at bestille noget, der viser sig at være udsolgt. Henter siden lagerstatus fra det system, hvor varerne bliver talt, står der altid det samme på skærmen, som der står på hylden.
Fysioterapeuten eller fodterapeuten bruger i forvejen et bookingprogram. Bliver det bygget ind i hjemmesiden i stedet for at ligge bag et link til en fremmed side, bliver klienten på siden, og påmindelsen om tiden går ud af sig selv.
Detaljerne
Specialisten skriver en liste sammen med dig: kalender, mail, sagsstyring, regnskabsprogram, lager, bookingprogram og nyhedsbrev. Ud for hvert program står, hvad det bliver brugt til, og hvem der har adgang. Mange af de programmer, danske småfirmaer bruger, har en åben grænseflade eller færdige forbindelser til de mest udbredte hjemmesidesystemer. Det ved ejeren sjældent, for han har aldrig haft grund til at spørge.
For hvert program findes der normalt en af tre veje. Den korteste er en direkte forbindelse, hvor formularen opretter sagen eller aftalen selv. Den næste går gennem et mellemled, der oversætter mellem de to systemer. Findes ingen af dem, kan mailen i det mindste sættes op med faste felter i fast rækkefølge, så den er nem at kopiere fra. Specialisten vælger den enkleste vej, der holder.
Når kundens navn og adresse flytter sig mellem systemer, gælder reglerne om persondata hele vejen. Specialisten sørger for, at kun de nødvendige felter sendes videre, og at et flueben til nyhedsbrev ikke er sat på forhånd, for markedsføring på mail kræver kundens samtykke. Juridisk rådgivning er det ikke, men koblingerne bliver bygget inden for de rammer, reglerne sætter.
Side om side
Siden opretter sagen med navn, adresse, telefon og kundens egen beskrivelse og giver dig besked. Du læser beskrivelsen og vurderer, om opgaven er noget for dig. Den vurdering kan ingen forbindelse tage over, og det skal den heller ikke.
Kalenderen viser selv, hvad der er ledigt, og spærrer tiden, når den er taget. Du bestemmer forinden, hvilke slags opgaver der må bookes uden videre, og hvilke der kræver, at I taler sammen først, fordi de er for forskellige fra gang til gang.
Tallet på siden følger tallet i lagersystemet, så længe der bliver talt rigtigt på hylden. Kommer der en vare hjem, uden at den bliver registreret, hjælper ingen forbindelse. Den daglige disciplin på lageret er stadig din.
En kvittering går af sted med det samme og fortæller, hvad der nu sker, og hvornår hun kan vente at høre fra dig. Det egentlige svar skriver eller ringer du selv. Kunder kan godt kende forskel på en automatisk besked og et menneske.
Trin for trin
Trin 1
Du sender hjemmesidens adresse og nævner de programmer, firmaet bruger. Svaret kommer inden for 24 timer som en dansk PDF, der følger en henvendelse fra det øjeblik, kunden trykker send, og viser, hvor oplysninger i dag må skrives af i hånden, og hvad der efter alt at dømme kan kobles først.
Trin 2
Projektlederen ringer eller mødes med dig på Google Meet og beder dig beskrive vejen fra første besked til løst opgave. Mødet holdes på engelsk. Bagefter får du et skriftligt referat på dansk, og alt andet på skrift er ligeledes dansk.
Trin 3
Det er projektlederen, der finder specialisten, og valget falder på en, der har arbejdet med programmer som dine. Du får én person præsenteret. Specialisten taler dansk, viser på video, hvilken forbindelse der bør bygges først, og du afgør derefter, om I går i gang.
Trin 4
Hver kobling er en etape for sig, og du prøver den selv af med en opdigtet henvendelse, før den tages i brug. Går noget galt, kører den gamle mail videre ved siden af som sikkerhedsnet. I månedsrapporten står, hvor mange henvendelser der er gået igennem, og om nogen er strandet.
Tjekliste
Jo bedre specialisten kender dit kontorarbejde, desto færre gæt skal der til. Du behøver ikke kunne det tekniske. Det, der tæller, er, at du kan fortælle, hvad du gør med en henvendelse i dag, trin for trin, også de trin, du har gjort så ofte, at du har glemt, de findes.
Tjekliste
Et nærmere kig
Arbejdet med at koble systemer sammen foregår inde i systemerne, og dem kan man logge på fra hvor som helst. Markedsførere er en ekstern marketingafdeling uden lokaler i Sydvestjylland, og samarbejdet kører over nettet. Du giver specialisten adgang til de programmer, det drejer sig om, følger med i en fælles liste over, hvad der er koblet, og hvad der venter, og taler med specialisten på video, når en ny forbindelse skal afprøves.
Koblingerne er én del af det at bygge og passe en hjemmeside, og resten er beskrevet på siden om ydelsen. Hvordan markedet ser ud for et firma i en stationsby som denne, står på siden om marketing i Gørding, og de andre byer i landsdelen er samlet under Region Syddanmark. Svar på de mest almindelige praktiske spørgsmål ligger under ofte stillede spørgsmål.
FAQ
Korte svar. Alt, der gælder netop din virksomhed, tager vi i samtalen om den gratis analyse.
Nej. Vi har ingen adresse i Gørding og heller ikke i Bramming, Esbjerg eller Ribe. Medarbejderne sidder ikke samlet noget sted, men arbejder hver for sig over nettet, og møder bliver holdt som videoopkald på tidspunkter, der passer med en dansk arbejdsdag. Opgaven her kræver ikke, at nogen møder op hos dig, for det hele foregår i programmer, der kan åbnes fra en hvilken som helst computer.
Kun til samtalerne med projektlederen. Specialisten, som bygger forbindelserne og forklarer dem for dig, er dansktalende, og det skriftlige er på dansk fra analyse til månedsrapport. Projektlederen, der ringer i begyndelsen og følger forløbet, taler endnu ikke dansk, så de samtaler tages på engelsk i telefonen eller på Google Meet. Du får altid et dansk referat bagefter.
Nej, udgangspunktet er det, du har. At skifte program er en stor omvæltning for et lille firma, og det er sjældent nødvendigt. Viser det sig, at et af dine programmer slet ikke kan tale med andre, siger specialisten det ligeud og foreslår en enklere løsning, for eksempel en mail med faste felter. Om du på længere sigt vil skifte, er din beslutning og ikke noget, hjemmesiden skal tvinge igennem.
Programmer bliver opdateret, og det kan ske, at en forbindelse knækker. Derfor går hver henvendelse også ud som almindelig mail, så intet forsvinder, mens fejlen står på. Specialisten får besked, når en overførsel mislykkes, og retter den. Desuden sender specialisten med faste mellemrum en prøvehenvendelse igennem hele kæden, og resultatet står i din månedlige rapport.
Oplysningerne sendes krypteret mellem systemerne, og kun de felter, der er brug for, kommer med. Specialisten bruger adgange, du selv opretter og selv kan lukke igen. Reglerne om persondata gælder for dit firma, uanset hvordan henvendelsen kommer ind, og forbindelserne bliver bygget, så de holder sig inden for dem. Har du brug for en juridisk vurdering af din egen praksis, skal den komme fra en rådgiver på det felt.
Relaterede sider
Gratis analyse
Send os din hjemmeside. Inden for 24 timer får du en skriftlig analyse, der sammenligner dine kanaler med konkurrenternes, og derefter en samtale på engelsk med en senior projektleder med 15+ års erfaring i marketing.
Gratis marketinganalyse
Din analyse udarbejdes af en senior projektleder med 15+ års erfaring inden for markedsføring.
Er du markedsfører med erfaring fra en bestemt branche? Bliv en del af teamet
Din hjemmeside, dit fulde navn, din e-mail og dit telefonnummer. En PDF med konkrete punkter inden for 24 timer.
Analyse og forslag som PDF på e-mail inden for 24 timer. Når du har læst dem, ringer projektlederen for at gennemgå dem, på engelsk.