Specialisten starter med at finde ud af, hvad hotellet selv kan tilbyde, og hvad der kan lægges til i samarbejde med andre i området. Det kan være en kanotur, en guidet vandring, en tur med båd på søerne eller blot en god rute i skoven, som gæsterne kan gå på egen hånd. Hotellet behøver ikke eje aktiviteten for at sælge pakken.
En side for hver type ophold
I stedet for én generel side om møder og selskaber laver specialisten sider, der hver beskriver et bestemt ophold: afdelingsdagen, foreningsweekenden, seminaret over to dage. Hver side har en kort formular, der spørger om antal deltagere, ønsket periode og hvilke aktiviteter, gruppen er interesseret i. Det gør det let for hotellet at svare konkret.
Annoncer, der rammer planlæggeren tidligt
Firmaarrangementer bliver lagt i kalenderen længe før de finder sted. Specialisten kører annoncer på LinkedIn mod HR, ledere og assistenter i virksomheder i Midtjylland og Google Søgning mod dem, der skriver efter teambuilding, seminar eller gruppeophold i Silkeborg og Søhøjlandet. Facebook bruges, hvor foreninger og private grupper planlægger.
Et hurtigt og konkret svar
Den, der sender en forespørgsel om et gruppeophold, sender den ofte til flere steder samtidig. Hotellet får derfor en svarskabelon med program, pris pr. deltager og tre ledige datoer, så svaret er klar, mens de andre stadig tænker. Kommer der ikke svar fra gruppen, sender hotellet en venlig påmindelse.